Même si le Service Public met à disposition un document pour savoir combien de temps les archives doivent être conservées et qu’un chef d’entreprise débutant est toujours plein de bonne volonté, il peut rapidement se laisser déborder, notamment s’il a du mal à faire la distinction entre certaines d’entre elles.
Combien de temps doit-on conserver ses documents professionnels ?
Certaines archives relatives à la gestion du personnel (contrat de travail ou encore primes et indemnités) sont à conserver pendant une durée de 5 ans.
Un chef d’entreprise pourrait donc conclure hâtivement qu’au bout de ce laps de temps, il pourra supprimer tous les documents concernant ses salariés. Erreur, puisque par exemple le registre unique du personnel doit être conservé jusqu’à 5 ans, mais après le départ du salarié, selon le site du Service Public.
Que ce soit lors de la création (et même en amont) ou pendant toute la durée d’activité, une entreprise est censée produire et recevoir une foule de documents. Certains ne relèvent pas d’une grande importance. Pour le reste, il convient de le conserver pendant une durée donne ; ne serait-ce que pour leur valeur probatoire. Cela sera le cas des factures et des devis. Pourquoi ?
Tout simplement parce qu’un client mécontent pour se retourner contre l’entreprise. Si elle peut présenter le bon document, elle a des moyens de se défendre. Sinon, elle pourrait être passible à minima de sanctions financières.
Cela serait la même chose lors d’un contrôle fiscal. L’agent dépêché pour cette mission, in situ, aura au préalable demandé à voir différents documents qui peuvent remonter sur plusieurs années. Mieux vaut être organisé pour retrouver certains bilans comptables et justificatifs de dépenses.
Cela peut constituer un véritable casse-tête auquel s’ajoute désormais l’obligation d’opter pour la numérisation et la digitalisation. Cela passe en premier lieu par les factures, mais il est inéluctable que tous les documents professionnels devront faire l’objet d’une numérisation ; ce qui sous-tend bien entendu de le faire pour l’ensemble de ses archives.
Que faire quand on n’a pas la place pour ses archives et ses documents d’entreprise ?
Les archives : elles sont considérées comme une mine d’or, du fait de toutes les informations qu’elles contiennent. Mais sans doute que le chef d’entreprise, à la porte de la salle, ne les voit pas ainsi. Pour l’instant elles reposent dans des boites ou des classeurs ; dans le meilleur des cas et aucun tri n’a été fait depuis longtemps.
Ce tri que l’on appelle dans le jargon un récolement a une utilité qui s’exprime encore plus aujourd’hui, à l’heure de l’exploitation à outrance des données internes et externes. Il faut trier les archives pour supprimer tout ce qui est obsolète. En se basant sur de faux éléments, le risque d’erreur est certain et cela peut impacter sur le professionnalisme.
Mais prendre le risque de supprimer un document d’archive qui devait être conservé est tout autant préjudiciable.
Qui peut-on appeler au secours ? Tout simplement une société d’archivage. Les agents connaissent par cœur la nature des documents et leur durée de conservation. Il est donc tout à faire de leur ressort de pouvoir garder uniquement les documents qui doivent l’être.
Par la suite, quand les archives sont triées et classées, on peut leur demander de les numériser en respectant le protocole exigé par la loi sur la Transition Numérique.
Cette numérisation s’accompagne d’une politique de classement qui est conjointement décidée avec le chef d’entreprise. Tous les documents en fonction de leur nature ou de leur nombre sont mis sur des espaces de stockage virtuels sécurisés avec au besoin des niveaux d’authentification, pour que tous les documents ne soient pas accessibles à tous.
Pour tous les autres, ils pourront servir de base pour le travail quotidien des salariés.
